MANUAL DE CUMPLIMIENTO EN MATERIA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE DINERO, COMBATE AL FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO DE GRUPO GUÍA

Acto u operación: la realización de una compraventa de un bien inmueble. Usuario: las partes compradoras en una operación.

Cliente: Dueño de una propiedad o desarrollo que encomienda a GUIA para su comercialización.

Persona física: individuo que realiza cualquier actividad económica (vendedor, comerciante, empleado, profesionista, etc.), el cual tiene derechos y obligaciones.

Persona moral: conjunto de personas físicas, que se unen para la realización de un fin colectivo, son entes creados por el derecho, no tienen una realidad material o corporal (no se pueden tocar como tal como en el caso de una persona física), sin embargo, la ley les otorga capacidad jurídica para tener derechos y obligaciones.

Fideicomiso: contrato a través del cual una persona transmite la propiedad de uno o más bienes (muebles o inmuebles) o derechos para ser destinados a fines lícitos y determinados.

Acta constitutiva: es el documento necesario y obligatorio para la formación legal de una organización o sociedad.

Poder: documento en donde se plasman facultades de representación de personas o empresas y se autorizan ante los notarios o corredores públicos, quienes garantizan la identidad de las personas otorgantes.

Constancia de situación fiscal (CIF): acta que permite conocer el estatus de los contribuyentes ante el SAT.

Actividades vulnerables: a las actividades que se refiere el artículo 17 de LFPIORPI: Artículo 17. Para efectos de esta Ley se entenderán Actividades Vulnerables y, por tanto, objeto de identificación en términos del artículo siguiente, las que a continuación se enlistan: ... V.

La prestación habitual o profesional de servicios de construcción o desarrollo de bienes inmuebles o de intermediación en la transmisión de la propiedad o constitución de derechos sobre dichos bienes, en los que se involucren operaciones de compra o venta de los propios bienes por cuenta o a favor de clientes de quienes presten dichos servicios. Serán objeto de Aviso ante la Secretaría cuando el acto u operación sea por una cantidad igual o superior al equivalente a ocho mil veinticinco veces el salario mínimo vigente en el Distrito Federal;

Oficial de cumplimiento: persona autorizada por Guía como responsable de dar cumplimiento a las disposiciones como sujeto de LFPIORPI.

Beneficiario controlador: a la persona o grupo de personas que:

a) Por medio de otra o de cualquier acto, obtiene el beneficio derivado de éstos y es quien, en última instancia, ejerce los derechos de uso, goce, disfrute, aprovechamiento o disposición de un bien o servicio, o

b) Ejerce el control de aquella persona moral que, en su carácter de cliente o usuario, lleve a cabo actos u operaciones con quien realice actividades vulnerables, así como las personas por cuenta de quienes celebra alguno de ellos. Se entiende que una persona o grupo de personas controla a una persona moral cuando, a través de la titularidad de valores, por contrato o de cualquier otro acto, puede:

1. Imponer, directa o indirectamente, decisiones en las asambleas generales de accionistas, socios u órganos equivalentes, o nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o sus equivalentes;

2. Mantener la titularidad de los derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social, o

3. Dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de la misma.

Beneficiario: persona designada por el titular de un convenio o contrato celebrado con alguna persona que realice una actividad vulnerable para que, en caso de fallecimiento de dicho titular, tal persona designada ejerza ante ésta los derechos derivados del convenio o contrato respectivo.

GUIA: Guía Excelencia Inmobiliaria S.A. De C.V. empresa cuya actividad económica preponderante es la intermediación de inmuebles que opera bajo la marca denominada como “GUIA”.

Avisos: aquella información presentada a el SAT en términos del artículo 17 de LFPIORPI.

Manual: documento clave para garantizar que GUIA de un adecuado cumplimiento a los procedimientos en materia de prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo.

Relación de negocios: aquella establecida de manera formal y cotidiana entre quien realiza una actividad vulnerable y sus clientes, excluyendo los actos u operaciones que se celebren ocasionalmente, sin perjuicio de lo que establezcan otras disposiciones legales y reglamentarias.

Representante legal: es todo aquel que actúa en nombre de otra persona (física o moral) y que es reconocido por la ley por así tenerlo documentado.

SAT: Servicio de Administración Tributaria, órgano desconcentrado de la Secretaría. Secretaria: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

UIF: Unidad de Inteligencia Financiera, adscrita a la Secretaría.

Cotejo de documentación: revisión de la documentación comparando un documento original con una copia simple.

Archivo: documentos, datos o información conservada en formato impreso o digital, a través de medios electrónicos u ópticos, que se mantiene integra e inalterada al momento que se generó por primera vez, siendo accesible para su consulta.

PREVENET: es un sistema de almacenamiento digital conocido como “nube”, que permite la consulta a través de accesos asignados, atendiendo los requerimientos cumplimiento de la LFPIORPI.

GUIARVIS: Plataforma de comunicación interna y desarrollo humano para beneficio de todos los colaboradores de Grupo Guía.

Proceso de integración: proceso que llenan los gerentes para indicar al área administrativa las operaciones realizadas, cuánto cobrar de comisión y cómo dispersar la comisión.

PCLOUD: es su espacio personal en la nube donde puede almacenar todos sus archivos y carpetas

Asesor: responsable de orientar de principio a fin a un cliente con afanes comerciales, ya sea para opcionar o comprar un bien inmueble dentro de Grupo Guía.

Coordinador: responsable de reunir la documentación necesaria para hacer el debido registro del acto u operación en el portal de PREVENET, y almacenar la documentación en pCloud, vigilando que los procesos se hagan de acuerdo a los lineamientos establecidos y se lleven a cabo en tiempo y forma.

Comisionista: persona que se dedica a desempeñar comisiones mercantiles, vendiendo a cuenta de otro y cobrando una comisión.

Proceso para identificar operaciones, usuarios y clientes conforme al acuerdo 02/2013, se emiten las reglas de carácter general a que se refiere la ley federal para la prevención e identificación de operaciones con recursos de procedencia ilícita

a) Identificaremos a clientes y partes que intervienen en una operación, solicitando muestren su identificación oficial vigente quedando obligado GUIA a documentar mediante copia física o electrónica para integrar el expediente. Así mismo tratándose de personas físicas con nacionalidad mexicana se recabará la siguiente información:

Persona Física
Datos y documentos de identificación de los clientes o usuarios que realicen actividades vulnerables, respecto de aquellos que sean personas físicas y que declaren ser de nacionalidad mexicana o de nacionalidad extranjera con las condiciones de residente temporal o residente permanente, en términos de la ley de migración

1. Nombre completo
2. Fecha y lugar de nacimiento
3. Ocupación
4. Domicilio particular de residencia
5. Teléfono y correo electrónico
6. Clave Única de Registro de Población y Registro Federal de Contribuyentes
7. Manifestación respecto a la existencia del beneficiario controlador
8. Manifestación del origen de sus recursos

GUIA conservara el expediente digital y/o físico (escaneados de manera legibles) que soporte la operación, quedando integrado este por los siguientes documentos:

1. Contrato mercantil (cuando se entiende prestado el servicio de intermediación)
2. Identificación oficial (vigente)
3. CURP (para el caso de personas físicas de nacionalidad mexicana o de nacionalidad extranjera con las condiciones de residente temporal o residente permanente)
4. RFC (para el caso de personas físicas de nacionalidad mexicana o de nacionalidad extranjera con las condiciones de residente temporal o residente permanente)
5. Comprobante de domicilio (vigencia y/o actualización cada 3 meses)
6. Formato de identificación del cliente
7. Poder si fuese el caso (esto cuando el adquiriente no pudiese asistir a la firma y otorga poder a alguien más para que actué en su representación)
8. Si cuenta con beneficiario controlador llenar formato de identificación (formato de datos generales beneficiario controlador)
9. Constancia de consulta de listas UIF
10. Contrato de compraventa y/o escritura
11. Constancia anti lavado (solo aplica para el usuario)

Persona Moral
Datos y documentos de identificación de los clientes o usuarios que realicen actividades vulnerables, respecto de aquellos que sean personas morales de nacionalidad mexicana. Persona moral y/o fideicomiso (desarrollo)

Tratándose de personas morales se recabará la siguiente información:

1. Denominación o razón social
2. Actividad u objeto social
3. Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave)
4. El número de serie de la firma electrónica avanzada (cuando cuenten con ella)
5. Domicilio fiscal y sucursal
6. Teléfono y correo electrónico
7. Nombre completo sin abreviaturas del administrador o administradores, director, gerente general o apoderado, que cuente con las facultades suficientes para obligar a la sociedad
8. Manifestación del origen de sus recursos

GUIA conservara el expediente digital y/o físico (escaneados de manera legibles) que soporte la operación, quedando integrado este por los siguientes documentos:

1. Contrato mercantil (cuando se entiende prestado el servicio de intermediación)
2. Cedula de Identificación fiscal
3. Acta constitutiva
4. Comprobante de domicilio (vigencia y/o actualización cada 3 meses)
5. Formato de identificación del cliente
6. Si cuenta con beneficiario controlador llenar formato de identificación
7. Constancia de consulta en listas UIF
8. Identificación oficial del representante legal
9. Poder del representante legal
10. Contrato de compraventa y/o escritura
11. Constancia antilavado (solo aplica para el usuario)

Persona Física Extranjera Datos y documentos de identificación de los clientes o usuarios que realicen actividades vulnerables, respecto de aquellos que sean personas físicas extranjeras, con las condiciones de estancia de visitante o distinta a las establecidas en la fracción I del artículo 12 de las reglas de carácter general, en términos de la ley de migración Tratándose de clientes persona física extranjera, se solicitará el documento adicional que acredite su legal estancia en el País, ya sea temporal o permanente, en los términos de la Ley de Migración.

Persona Moral Extranjera Datos y documentos de identificación de los clientes o usuarios que realicen actividades vulnerables, respecto de aquellos que sean personas morales de nacionalidad extranjera.

Parte(s) que actúan a nombre de otras: En caso de que Guía cuente con información basada en documentos o información recabada y cierta acerca de que algún cliente o parte relacionada actúa en nombre de otra persona, sin que exista la declaración manifiesta de alguna de estas ultima se deberá solicitar al cliente o parte relacionada información adicional que le permita dentro de sus posibilidades identificar al propietario real de los recursos o bienes involucrados en la operación respectiva, sin que esto afecte o trasgreda los derechos de confidencialidad frente a terceros.

Anexos

Se deberán incluir los siguientes anexos en cada operación, tanto para el cliente como para el usuario.

Anexo 1: formato de identificación en donde plasma la información general de todos los clientes y usuarios.

Formato 1.1: identificación de persona física
Formato 1.2: identificación de persona moral

Anexo 2: formato identificación de beneficiario controlador Formato 2.1: identificación de persona física

Anexo 3: formato constancia de anti lavado

Anexo 4: contrato mercantil

Vigilancia

Guía designara a un representante para el cargo de oficial de cumplimento de las obligaciones contempladas en la LFPIORPI, destinándose para tal efecto a ALEJANDRO DIBILDOX VILLALOBOS. Así mismo, se conformará un comité de cumplimiento según lo contemplado en el presente manual, así como de su revisión y actualización, mismo que deberá sesionar cada 6 meses, levantando minuta correspondiente de la atención de asuntos relacionados con el cumplimiento del presente documento, así como temas relacionados con la supervisión de la información presentada a las autoridades, revisión del manual y propuestas de actualización de datos e información complementaria.

Así mismo, se conformará un comité de cumplimiento según lo contemplado en el presente manual, así como de su revisión y actualización, mismo que deberá sesionar cada 6 meses, levantando minuta correspondiente de la atención de asuntos relacionados con el cumplimiento del presente documento, así como temas relacionados con la supervisión de la información presentada a las autoridades, revisión del manual y propuestas de actualización de datos e información complementaria. Así mismo, será responsabilidad del comité de cumplimiento, la verificación y revisión de los expedientes de identificación de los clientes y partes relacionadas que formen parte de las actividades vulnerables reportadas.

Proceso de revisión diaria

Se supervisa que las operaciones cargadas en la plataforma GUIARVIS estén debidamente registradas correctamente en PREVENET así como el expediente digital colocado en el almacenamiento autorizado PCLOUD, para su posterior autorización y liberación de comisiones, en caso de que el registro no esté listo se detendrá el proceso hasta que quede registrado según los lineamientos.

Proceso para la identificación de clientes, usuarios como partes de riesgo.

Guía registrará y dará seguimiento a las operaciones realizadas con sus clientes y partes relacionadas de sus operaciones vulnerables, a través de la herramienta tecnológica especializada denominada “PREVENET”, misma que será utilizada para presentar informes mensuales ante el portal de internet para la prevención de lavado de dinero, herramienta que almacena y organiza la información y documentación del expediente.

La herramienta digital “PREVENET” cuenta con las certificaciones de seguridad, para el almacenaje y resguardo de la información electrónica, resguardo y gestión de datos para la preparación, presentación y administración de los avisos ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT) en cumplimiento a las disposiciones de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, su Reglamento y las Reglas de carácter general que al efecto ha publicado la Secretaría de Hacienda y Crédito Público

Procedimiento para presentar avisos a través de PREVENET:

Operación a escritura: se reporta en el mes posterior de la fecha de escritura.

Operación a contrato: se reporta al mes posterior de la fecha del contrato.

Guía presentara ante SHCP, a través de “PREVENET” dentro de los primeros 17 días de cada mes, el reporte de operaciones relevantes en los que haya participado en el mes inmediato anterior y que correspondan a operaciones vulnerables y que se encuentren dentro de las cantidades contempladas en los umbrales establecidos. En caso de que Guía no haya participado en operaciones relevantes en el mes correspondiente, deberá presentar dentro de los mismos términos el informe correspondiente en “ceros”.

El procedimiento que deberá utilizar de manera interna Guía a través del departamento o área responsable, será el siguiente:
Una vez que el cliente se puso en contacto con el asesor y este recabo los documentos necesarios para integrar el expediente, el coordinador se encarga de:

1. Ingresar al portal de PREVENET https://portal.prevenet.com.mx/Account/Default.aspx Con usuario y contraseña 2. Dar de alta al cliente persona física/moral y/o fideicomiso en la sección agregar cliente 3. Integrar el expediente del cliente 4. Ingresar a la sección operaciones 5. Seleccionar al cliente 6. Agregar información de la contraparte y datos de la operación 7. Integrar el expediente de la contraparte y operación. Una vez registradas las operaciones, el oficial de cumplimiento ingresa a la plataforma PREVENET y continúa para concluir. 8. Genera un aviso masivo desde PREVENET. 9. Descarga el XML. 10. Ingreso al portal de internet de prevención de lavado de dinero SPPLD https://sppld.sat.gob.mx/pld/interiores/sppld.html 11. Se genera un aviso masivo desde el portal en los tiempos y bajo la forma prevista en la ley federal para la prevención e identificación de operaciones con recursos de procedencia Ilícita. 12. Se recibe un acuse de aceptación de la secretaria de hacienda y crédito público. 13. Se agrega al portal de Prevenet el acuse de aceptación

Obligación de la reserva y resguardo de la documentación

Guía conservara la información y documentación recabada por las operaciones relacionadas a las actividades vulnerables y que hayan sido objeto de aviso, durante un término de 5 años siguientes a que se realice esta. Obligándose a tener absoluta reserva sobre dicha información y documentación, salvo que esta sea requerida por autoridad competente y deba ser entregada previa notificación con las formalidades que la ley exija.

Proceso de resguardo de la información en pCloud

Coordinación se encarga de revisar el expediente completo que se requiere para el correcto aviso y cumplimiento de la LFPIORPI, una vez que se tiene listo y se registra en la plataforma Prevenet al mismo tiempo se resguarda en la carpeta asignada de pCloud de manera digital con orden y legible.

Capacitación

Guía elaborara un plan de capacitación y difusión del conocimiento, aplicación y uso del presenta manual, dirigido a su personal interno, funcionarios, colaboradores y en general cualquier miembro de su organización que participen en asuntos relativos a las actividades vulnerables. Esta deberá de hacerse mediante una inducción y una actualización por lo menos una vez al año.

Fecha de última revisión: 18 julio de 2022 Quien reviso: Ana Elvia Barajas Macías y Karen Anahi Silva Torres